Não é pequeno o número de empresas que não realizam nenhum tipo de cópia de segurança (backup) das informações administrativas ou que acreditam erroneamente que estão fazendo isso de forma adequada.

É muito comum confiar que, porque tudo está funcionando bem agora, tudo continuará assim indefinidamente. Contudo, essa atitude coloca a operação da empresa em risco, abrindo portas para inúmeros prejuízos e custos.

O que pode dar errado?

Falhas nos equipamentos de informática

Uma das causas mais comuns de perda de dados é a falha dos equipamentos de informática. Discos rígidos, por exemplo, têm uma vida útil limitada e são altamente suscetíveis a danos causados por impactos, problemas elétricos, ou até mesmo desgaste natural. Além disso, outros equipamentos podem ser danificados por sobretensão, descargas elétricas ou umidade.

Acidentes e sinistros

Incidentes como incêndios, alagamentos e descargas elétricas podem ocorrer a qualquer momento, causando danos irreparáveis aos equipamentos de informática e às informações neles contidas.

Criminalidade

Infelizmente, crimes como roubos, furtos e invasões cibernéticas são uma realidade. Casos de hackers que criptografam todos os dados da empresa e exigem um “resgate” para a sua recuperação estão cada vez mais frequentes.

Erro humano

Delegar a tarefa de backup e não garantir que ela esteja sendo executada corretamente é um erro comum. Realizar cópias de segurança diariamente, de forma organizada e disciplinada, é crucial. Outra falha frequente é manter o dispositivo de backup (HD externo, pendrive, etc.) conectado ao computador e não removê-lo diariamente ou armazená-lo em um local seguro, como um cofre à prova de fogo. Se o computador for danificado ou roubado, o backup também pode ser perdido. Além disso, muitos realizam backups apenas semanalmente ou mensalmente, o que pode resultar na perda de dados críticos.

Economia mal calculada

Muitas empresas evitam investir o mínimo necessário em backups, optando por soluções inadequadas, como copiar dados para o mesmo computador onde eles já estão armazenados. Após um incidente, essa decisão revela-se catastrófica. O ideal é ter pelo menos duas unidades externas para backup, substituindo-as anualmente ou conforme as recomendações do fornecedor. Se houver uma boa velocidade de upload, o backup na nuvem pode ser uma opção, embora não seja viável para empresas com grandes volumes de dados devido à lenta transferência.

Como realizar um backup adequado?

O backup deve ser feito em uma unidade externa ou removível e com redundância, ou seja, em mais de um dispositivo ou mídia, já que esses equipamentos também podem falhar. É importante ter múltiplas cópias de cada arquivo e, idealmente, manter uma cópia para cada dia da semana. E, claro, a unidade de backup deve ser armazenada em um local seguro fora da empresa ou em um cofre resistente a incêndios.

O que copiar?

Priorize uma cópia completa do sistema de gestão da empresa, incluindo todos os programas, configurações e banco de dados. Esse sistema contém informações essenciais como cadastros de clientes, produtos, tabelas de preços, e muito mais. Além disso, não se esqueça de fazer backup de planilhas, documentos, e-mails (um item frequentemente negligenciado), e qualquer outro documento importante para o negócio.

Automatização e criptografia

Sempre que possível, utilize um programa que automatize o backup em horários determinados e que envie notificações (geralmente por e-mail) informando se o backup foi realizado com sucesso ou se houve alguma falha. Esses programas, quando configurados corretamente, não tiram férias nem esquecem de cumprir suas tarefas. Por fim, sempre criptografe os dados copiados. Se a unidade de backup for perdida ou roubada, as informações não poderão ser facilmente acessadas.