Dicas importantes para minimizar o risco na concessão de crédito a clientes.

Você tem controle sobre a concessão de crédito a clientes dentro da sua empresa?

A resposta óbvia seria um sonoro sim, mas nem sempre isto é verdade e muitas vezes se revela tarde demais para muitas empresas, especialmente as micro e pequenas.

Com o crescimento e a rotina não é mais possível ao empresário controlar pessoalmente a concessão e o controle de crédito aos seus clientes.

Neste ponto é fundamental um sistema automatizado para auxiliá-lo.

Mas o que precisa ser controlado?

Cartão do CNPJ

A primeira informação sobre o cliente está no próprio registro deste junto a Receita Federal, ou como é conhecido, o cartão do CNPJ.

Ali existem informações importantes como a data de fundação da empresa e os seus ramos de atividade.

É importante que a empresa guarde uma cópia destas informações como fonte de referência, sócios, referências comerciais e bancárias.

A avaliação inicial do crédito não pode se limitar apenas à empresa. É preciso estender a pesquisa aos principais sócios desta. Em geral o comportamento dos sócios quanto ao uso do crédito se reflete em suas empresas.

Outra ação importante é consultar e registrar as informações obtidas sobre as referências bancárias e especialmente sobre as referências comerciais. Muitas informações importantes também podem ser obtidas consultando outros fornecedores do seu cliente.

Serviços de Proteção ao Crédito

Primeiramente é preciso estabelecer uma rotina de consulta e registro das informações obtidas junto a empresas de análise de crédito (SPC, SERASA, etc.). Estas informações devem ficar arquivadas a cada consulta para que seja possível determinar no futuro, especialmente no caso de inadimplência, se houve responsabilidade do setor financeiro na liberação do crédito ou se outro setor, em geral o setor comercial ou o próprio administrador da empresa, mesmo tendo conhecimento da situação liberou a venda à crédito.

Limite de Crédito

Cada empresa precisa estabelecer o seu próprio critério para o valor limite de uma venda a crédito para um cliente. É fundamental que este uma vez estabelecido, seja controlado de forma automatizada pelo software de gestão empresarial da empresa, pois ao longo do tempo, se for controlado de forma manual ou ‘visual’ a probabilidade de ocorrer uma falha humana é quase certa.

É preciso lembrar da dinâmica diária da empresa, ou seja, um cliente pode realizar uma compra a crédito hoje e realizar diversas outras novas compras ao longo do tempo até que a primeira parcela tenha seu vencimento. Então não basta estabelecer um limite por compra, é preciso estabelecer um limite geral para o cliente. E mais, o sistema de gestão tem de levar em consideração para a apuração do saldo de limite existente para venda a um cliente não apenas o total de contas a receber existente para este cliente, mas também a existência de outras formas recebíveis, como cheques próprios ou mesmo a existência de cheques de terceiros dados em pagamento de uma parcela, mas que ainda não foram efetivamente recebidos (compensados).

Nesta conta também entram os cheques que foram devolvidos quando depositados em conta correntes (próprios dos clientes ou de terceiros, mas dados por este como parte do pagamento)

Grupo Econômico

É preciso ficar atento a venda a crédito para empresas que pertençam a um mesmo grupo econômico (podem ser filiais ou mesmo empresas distintas, mas pertencentes aos mesmos sócios).

Não é incomum as compras serem realizadas por diversas empresas pertencentes ao mesmo grupo.

Nesta situação é fundamental vincular o crédito de todas as empresas do grupo, ou seja, havendo inadimplência de uma, o crédito de todas as demais será afetado.

Isto ajuda a evitar a situação onde uma empresa fica inadimplente através de uma filial e passa a comprar a partir outra. Se não houver um vínculo entre elas e um controle cuidadoso do crédito é possível que a empresa acabe com um grande prejuízo quando somada a inadimplência de todas as empresas do grupo.

Histórico

A rotina diária da empresa exige que as informações sobre o crédito de um cliente sejam apresentadas de forma rápida e confiável. As informações podem ser classificadas de forma a dar visibilidade a dados importantes como:

Sobre as vendas já realizadas

• Primeira
•  Última
•  Número total de vendas
• Valor total das vendas
• Maior Venda
• Menor Venda
• Valor médio da Venda

Outras informações

• Saldo da conta corrente do cliente
• Cheques a depositar

Pontualidade nos pagamentos

• Antecipados
• No vencimento
• Com atraso
• Maior atraso
• Atraso médio

Cheques devolvidos

• Quantidade total de cheques devolvidos
• Total em cheques devolvidos
• Total cobrado
•  Total em cobrança

Valores a receber

• Total a receber
• Total em atraso
• Total a vencer
• Total de perdas

Pedidos a faturar

• Quantidade de pedidos a faturar
• Total em pedidos a faturar

Avisos à Equipe de Vendas

Para que todo este conjunto de controles e recursos sejam realmente úteis é necessário que as informações acumuladas e registradas sejam automaticamente apresentadas para a sua equipe de vendas a cada nova operação.

Avisos inclusos no cadastro do cliente com o objetivo de alertar a equipe de vendas e críticas quanto a existência de inadimplência ou mesmo sobre a ultrapassagem do limite de crédito são ferramentas indispensáveis.

É fundamental que o software de gestão utilizado avise adequadamente seus vendedores, informando ou impedindo que novas vendas ocorram para clientes inadimplentes sem que ao menos exista uma intervenção ou aviso ao departamento financeiro.

Liberação de crédito

Algo importante dentro da política de concessão de crédito é determinar qual ou quais pessoas serão responsáveis por liberar a realização de uma venda quando algumas das regras de bloqueio acontecer.Por exemplo, permitir a realização de uma venda para um cliente que está inadimplente ou então permitir a venda para uma cliente que ultrapassou o seu limite de crédito.

O software de gestão da empresa pode ajudar muito nesta tarefa, tanto realizando os bloqueios necessários quanto facilitando a avaliação e liberação sem a necessidade da presença física do responsável no ponto de venda.

Quem foi o responsável?

Manter o registro de quem fez uma liberação de crédito é muito importante na rotina diária da empresa.

Muitas vezes, um problema de concessão de crédito somente será detectado semanas ou meses depois da venda.

Neste momento é preciso ser possível determinar quem realizou a liberação e se possível obter a justificativa para aquela liberação.

Isto é fundamental para a melhoria do processo de avaliação e liberação de crédito dentro da sua empresa.

Saiba como podemos ajudar a sua empresa:

Todas as recomendações deste artigo fazem parte do nosso processo de implantação e estão muito bem integrados aos recursos presentes em nosso sistema de gestão empresarial.

Você ficará satisfeito com estas e com muitas outras funcionalidades presentes nos nossos sistemas.

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