E se a sua empresa perdesse todas as informações armazenadas no sistema de gestão ?

Não é pequeno o número de empresas que não realizam nenhum tipo de cópia de segurança (o BACKUP) das informações administrativas da empresa ou que “acham” que estão fazendo isto.

É muito comum acreditar que porque tudo está funcionando bem, tudo continuará desta forma indefinidamente.

Ao agir assim se coloca em risco a operação da empresa e se permite que inúmeros prejuízos e custos possam ocorrer.

Mas o que pode acontecer de errado?

Equipamentos de informática

Entre as causas mais comuns está a falha dos equipamentos de informática da empresa. Discos rígidos são equipamentos com vida útil limitada e muito suscetíveis a danos por impacto, problemas ligados a energia elétrica ou mesmo por desgaste natural por tempo de uso. Além deste, todos os demais equipamentos de informática podem facilmente sofrer danos por sobretensão, descargas elétricas causadas por raios ou mesmo por umidade no ambiente.

Acidentes ou sinistros

Incêndio, alagamento, descarga elétrica, etc. podem ocorrer a qualquer momento e tem consequências óbvias para os equipamentos de informática.

Criminalidade

Infelizmente não é incomum a ocorrência de roubos, furtos ou mesmo a apropriação. Recentemente ocorreram inúmeros casos de invasão onde hackers criptografaram todos os dados da empresa e pediram “resgate” para a recuperação dos dados.

Falha humana

Delegar a tarefa e não certificar-se de que ela está realmente sendo realizada da forma correta é muito comum. Não deixe o problema ocorrer para descobrir o que está acontecendo. Realizar a cópia de segurança diariamente da forma correta exige disciplina e organização. Outra falha humana comum é deixar a unidade (HD externo, pendrive, fita, DVD, etc.) conectado ou instalado no computador e não retirá-lo diariamente da empresa ou armazená-lo em um cofre seguro (a prova de incêndio). Se o computador onde estiver conectado a unidade for danificado ou furtado, por exemplo, muito provavelmente a cópia de segurança também será.Também não é incomum constatar que a cópia de segurança foi deixada para ser realizada apenas uma vez na semana ou mesmo uma vez ao mês.
Perder as informações da última semana ou de todo o mês é um risco aceitável para a sua empresa?

Economia

Outro erro comum é não realizar o mínimo de investimento necessário para a realização da cópia de segurança. Parece que a opção mais simples e fácil sempre é copiar a informações dentro do próprio computador onde elas estão armazenadas. Depois que uma das causas acima ocorre fica evidente que esta é uma péssima ideia. Adquira no mínimo duas unidades externas (pendrive, HD externo, fita, etc.) para a realização da cópia de segurança e as substitua anualmente ou no prazo recomendado pelo fornecedor. Se você possui uma excelente velocidade de upload para a internet, você pode optar por realizar a cópia de segurança em um servidor externo (“na nuvem”). Em geral esta opção não é viável para empresas que possuam muitas informações armazenadas, pois o tempo de transferência destas é muito grande devido a velocidade de upload ser muito baixa (não confundir com a velocidade de download).

Como realizar de forma adequada a cópia de segurança?

A cópia de segurança sempre deve ser feita em uma unidade externa ou removível ao computador onde ela foi gerada. Preferencialmente deve existir redundância, ou seja, mais de um equipamento ou mídia onde a cópia é feita. E isto por uma razão simples, estes equipamentos também podem apresentar defeitos e tem um prazo de vida útil limitado. Você deve realizar sempre mais de uma cópia de cada arquivo. Não é incomum ocorrer a corrupção de um arquivo no computador e este ser copiado para a cópia de segurança antes de se perceber o problema. Nossa recomendação é que você mantenha no mínimo uma cópia por dia da semana. E algo muito importante: retire a unidade onde foi feita a cópia de segurança e a leve para um local seguro fora da empresa ou no mínimo a armazene em um cofre resistente a incêndios.

O que copiar ?

Em primeiro lugar uma cópia completa do sistema de gestão da empresa (todos os programas necessários a reinstalação, configurações e banco de dados) . Ali estão os seus clientes, seus cadastros de produtos, tabelas de preços, suas obrigações, etc. Sem o sistema de gestão a sua empresa não emite Nf-e, cupom fiscal, não cobra o que tem a receber e não sabe a quem deve e quanto pagar. Não se esqueça de planilhas, documentos em texto, e-mails (quase ninguém faz cópia dos arquivos de e-mail) e qualquer outro tipo de documento que tenha valor para o seu negócio.

Automatização e informação.

Utilize sempre que possível um programa que realize automaticamente a cópia de segurança em um determinado horário e que informe (em geral por e-mail) que a cópia foi realizada ou não e se ocorreu alguma falha. Programas devidamente configurados não tiram férias e não esquecem de fazer as tarefas. E finalmente, sempre criptografe a informação copiada. Caso a unidade da cópia de segurança seja perdida, furtada, etc. as informações que estão dentro dela não poderão ser utilizadas facilmente.