Se você é empreendedor já se deparou com a dura realidade de que oito, dez, doze e não muito dificilmente quatorze horas diárias de trabalho duro já não são mais suficientes para administrar o seu negócio.

Primeiramente, parabéns, com este grau de ocupação você possivelmente está tendo sucesso em seu negócio, porém, um detalhe que não é pequeno e nem insignificante, é que você provavelmente está impedindo o seu empreendimento de render todo o potencial que ele possui.

Mas, como melhorar este cenário?

Inicialmente você precisa criar um mapa (uma lista é um bom começo) de todos os processos envolvidos na sua empresa e agrupá-los por atividade (compras, estoque, produção, vendas, finanças, etc.) e identificar as pessoas que executam cada item da sua lista e qual o tempo diário aplicado.

Não esqueça de incluir o seu nome em qualquer atividade que dependa de você ou na qual você interfere com frequência.

Se você anda com a impressão de que o dia é sempre muito curto é muito provável que o seu nome apareça com uma grande frequência neste levantamento.

Sempre é bom lembrar ao empreendedor que geralmente o custo da sua hora de trabalho é a mais cara de todas para a sua empresa.

Agora, dos processos listados (as tarefas que a empresa realiza diariamente) o que é desnecessário e pode ser eliminado sem prejuízo para a sua empresa?

Lembre-se de se fazer a seguinte pergunta: O valor ou o risco do que está sendo controlado justifica o custo do controle?

Se a resposta for não, possivelmente você poderá eliminar o controle ou adotar uma amostragem periódica.

E das tarefas importantes listadas quais podem ser delegadas? Qual o nível de controle e amostragem necessários?

Obviamente que delegar não é abdicar ou se abster completamente da execução da tarefa.

Deixe clara qual é a divisão de tarefas na sua empresa, quem é o responsável por cada setor/atividade, como você deseja que o serviço seja executado (qualidade) e o que você espera de resultado.

O que pode tornar todo esse processo mais simples, eficaz e lhe ajudar muito no seu dia a dia é o software de gestão utilizado por sua empresa.

Este deve lhe oferecer as ferramentas de monitoramento que você necessita, sejam em formato de relatórios, planilhas ou gráficos. Outro auxílio importante que o software de gestão da sua empresa pode lhe oferecer são as regras que podem ser criadas e automaticamente aplicadas. Por exemplo, você pode criar limites para descontos (por tabela, produto ou mesmo por cliente), criar tabelas com prazo de validade (para promoções), etc.

Regras ligadas a permissão de concessão de crédito também são muito úteis e dão maior agilidade ao seu negócio e uma maior tranquilidade a você. Ou seja, em geral, o software de gestão permitirá que se configure o formato de funcionamento que você deseja para a sua empresa e muitas vezes lhe permitirá ou lhe trará novas ideias que poderão potencializar mais tempo livre para você.

Todo empreendedor deve ter o tempo necessário para pensar sobre o funcionamento do seu negócio e dedicar-se sobre aquilo que é realmente intransferível (o “core”, ou se preferir, o “núcleo” do seu negócio).

Ideias criativas não nascem em mentes esgotadas pelo estresse e preenchidas pela ansiedade. Cuide da qualidade da ocupação do seu tempo.

E lembre-se, as tarefas que não podem ser automatizadas, devem ser delegadas (com regras claras e resultados esperados) e o que não for essencial, se possível, eliminado.

Finalmente, tempo é o seu principal ativo. Use-o com sabedoria.